Spis treści
Zakończenie rozmowy telefonicznej nie zawsze jest łatwe, zwłaszcza jeśli jesteś na linii z gadatliwą osobą lub kimś, kto ma tendencję do gadulstwa. Nie chcesz kończyć rozmowy gwałtownie i sprawiać wrażenia niegrzecznego, ale nie chcesz też zostać uwięziony w niekończącej się rozmowie, gdy masz inne rzeczy do zrobienia. W końcu wiedza o tym, jak zakończyć rozmowę z wdziękiem, zwiększa ogólną konwersacjęumiejętności.
W tym artykule dowiesz się, jak grzecznie zakończyć rozmowę telefoniczną. Większość z tych wskazówek dotyczy zarówno rozmów osobistych, jak i biznesowych, a także połączeń wideo.
Jak zakończyć rozmowę telefoniczną
Jeśli nie jesteś pewien, jak odciągnąć kogoś od telefonu, gdy chcesz zakończyć rozmowę, wypróbuj poniższe strategie. Być może będziesz musiał wypróbować kilka z tych technik; niektórzy ludzie są społecznie uzdolnieni i szybko zrozumieją wskazówkę, podczas gdy inni reagują tylko na bardziej bezpośrednie podejście.
1. przypomnieć drugiej osobie o czasie
Jeśli rozmawiasz z kimś od dłuższego czasu, spróbuj zwrócić jego uwagę na godzinę. Większość ludzi zrozumie, że chcesz zakończyć rozmowę.
Oto kilka sposobów na zwrócenie uwagi na czas:
- Wow, rozmawialiśmy przez pół godziny!
- Właśnie zauważyłem, że rozmawiamy od 45 minut!
- Już prawie piąta! Nie wiem, gdzie się podział czas.
2. podsumować punkty rozmowy
Spróbuj ponownie skupić rozmowę na głównym temacie i podsumuj poruszone kwestie. Druga osoba zazwyczaj zrozumie, że chcesz zakończyć rozmowę. Podsumuj najważniejsze rzeczy, które ci powiedziała i zakończ pozytywnym akcentem przed pożegnaniem.
Na przykład:
Ty: "Wspaniale było usłyszeć o twoich planach ślubnych i to takie ekscytujące, że masz też szczeniaka".
Twój przyjaciel: "Wiem, to szalony rok! Wspaniale było z tobą porozmawiać".
Zobacz też: Jak być osobą o wysokiej energii społecznej, jeśli masz niską energię?Ty: "Z niecierpliwością czekam na zaproszenie! Pa".
3. podaj wiarygodną wymówkę, aby zakończyć połączenie
Jeśli rozmawiasz z kimś, kto nie reaguje na subtelne sygnały społeczne, być może będziesz musiał przyjąć bardziej dosadne podejście i użyć wymówki. Pamiętaj, że dobre wymówki są proste i wiarygodne.
Na przykład, możesz powiedzieć: "Muszę lecieć, mam mnóstwo pracy!", "Chętnie porozmawiałbym dłużej, ale naprawdę muszę zacząć przygotowywać kolację" lub "Jutro wcześnie wstaję, więc potrzebuję wczesnej nocy. Porozmawiam z tobą właściwie później!".
4. umówić się na przyszłą rozmowę telefoniczną w celu omówienia dalszych kwestii
Jeśli jest jasne, że ty i druga osoba nie będziecie w stanie omówić wszystkiego podczas jednej rozmowy, umówcie się na inny termin rozmowy. Takie podejście jasno pokazuje, że nie zamierzasz rozmawiać o niczym innym i że obecna rozmowa dobiega końca.
Oto dwa przykłady tego, jak można zakończyć rozmowę z wdziękiem, ustalając inny termin rozmowy:
- "To było bardzo pomocne, ale wiem, że jest więcej do omówienia na temat ustaleń dotyczących konferencji. Umówmy się na kolejną rozmowę, aby podsumować kilka ostatnich punktów. Czy jesteś wolny we wtorek po południu?".
- "Niedługo muszę lecieć, ale naprawdę chcę dowiedzieć się więcej o przeprowadzce. Czy moglibyśmy porozmawiać w weekend, powiedzmy w sobotę rano?".
5. poprosić o e-mail lub spotkanie osobiste
Niektóre tematy najlepiej załatwiać przez e-mail lub twarzą w twarz, a nie przez telefon. Możesz zaoszczędzić sobie długiej lub mylącej rozmowy telefonicznej, sugerując inny sposób komunikacji.
Załóżmy na przykład, że rozmawiasz z przyjacielem o nadchodzącej podróży, która obejmuje kilka pobytów w hotelach lub hostelach, i musisz omówić plan podróży. Czujesz, że sprawdzenie wszystkich szczegółów przez telefon zajmie dużo czasu, a twój przyjaciel zaczął przeciążać cię szczegółami.
Możesz powiedzieć: "Czy mógłbyś przesłać mi kopię harmonogramu i rezerwacji hotelowych pocztą elektroniczną, abym mógł je dokładnie sprawdzić? Myślę, że omówienie wszystkiego przez telefon zajmie nam dużo czasu".
Jeśli próbujesz omówić skomplikowaną lub delikatną kwestię, być może lepiej będzie porozmawiać o tym osobiście. Możesz powiedzieć: "Myślę, że ta rozmowa byłaby lepsza twarzą w twarz. Czy moglibyśmy wkrótce porozmawiać o tym przy kawie?".
6. podziękować drugiej osobie za połączenie
"Dziękuję za telefon" to łatwy sposób na zakończenie rozmowy telefonicznej, zwłaszcza profesjonalnej. Pracownicy call center i przedstawiciele obsługi klienta często używają tego słowa jako części swojego podsumowania.
Na przykład:
Oni: "OK, to odpowiada na moje pytania. Dziękuję za pomoc".
Ty: "Cieszę się, że mogłem Ci pomóc. Dziękujemy za dzisiejszy telefon do naszego działu obsługi klienta. Do widzenia!".
Ale ta technika nie jest przeznaczona tylko dla profesjonalnych środowisk; można ją dostosować do niemal każdej sytuacji.
Na przykład, jeśli rozmawiasz z kimś, z kim masz bliskie osobiste relacje, możesz sprawić, że "Dziękuję" będzie słodkie lub zabawne zamiast formalne. Jeśli rozmawiasz przez telefon ze swoim chłopakiem lub dziewczyną, możesz powiedzieć: "OK, przestanę teraz mówić. Dziękuję, że zawsze słuchasz moich paplanin. Jesteś najlepszy! Do zobaczenia za jakiś czas. Kocham cię".
7. zapytać rozmówcę, czy potrzebuje dalszej pomocy
Jeśli pracujesz w dziale obsługi klienta, zapytanie rozmówcy, czy potrzebuje dalszej pomocy, jest często skutecznym sposobem na profesjonalne zakończenie długiej rozmowy telefonicznej z klientem bez bycia niegrzecznym.
Jeśli odpowiedzą "Nie", możesz podziękować im za telefon i pożegnać się.
8. 5-minutowe ostrzeżenie
Ustalenie 5-minutowego limitu czasu może zachęcić drugą osobę do poruszenia wszelkich kluczowych kwestii i jasno pokazuje, że nie możesz pozostać na linii dłużej.
Oto kilka sposobów na wprowadzenie limitu czasowego:
- "Tylko uprzedzam: mogę mówić jeszcze tylko przez 5 minut, ale mam nadzieję, że uda mi się odpowiedzieć na twoje pytanie".
- "Przykro mi, że nie mam więcej czasu, ale muszę iść za 5 minut. Czy jest coś jeszcze, co możemy szybko omówić?".
- "A tak przy okazji, muszę wyjść za 5 minut".
9) Podaj swoje dane kontaktowe, aby mogli oni podjąć dalsze działania.
Niektórzy ludzie kontynuują rozmowę, ponieważ obawiają się, że przegapią jakiś ważny punkt. Mogą mieć przeczucie, że wkrótce coś sobie przypomną i nie chcą przegapić okazji, by o tym powiedzieć.
Może to pomóc w zapewnieniu drugiej osoby, że może się skontaktować, jeśli ma jakiekolwiek inne problemy. Może wtedy poczuć się bardziej komfortowo, kończąc rozmowę, ponieważ wie, że będzie miała kolejną szansę na zadanie pytań.
Oto jak możesz upewnić się, że ktoś ma Twoje dane kontaktowe i zapewnić go, że może się z Tobą skontaktować:
- "Cieszę się, że mogłem ci dzisiaj pomóc. Jeśli masz jakieś inne pytania, wyślij mi e-mail. Masz mój adres?".
- "Muszę już iść, ale możesz do mnie zadzwonić, jeśli chcesz porozmawiać o czymś innym. Masz mój numer?".
10. zaplanuj ponowną rozmowę wkrótce
Planowanie ponownego spotkania z kimś w najbliższym czasie to przyjazny i pozytywny sposób na zakończenie rozmowy telefonicznej. Możesz na przykład powiedzieć: "Miło było z tobą rozmawiać po tak długim czasie! Powinniśmy robić to częściej. Zadzwonię do ciebie w Nowym Roku".
11. poczekać na przerwę w rozmowie
Niektórzy ludzie są bardziej rozmowni niż inni, ale nawet w szybkich rozmowach zwykle jest kilka ciszy lub przerw. Przerwa w rozmowie to doskonała okazja, aby rozpocząć płynne zamykanie rozmowy.
Zobacz też: Jak być bardziej interesującym (nawet jeśli masz nudne życie)Na przykład:
Ty: "Więc tak, dlatego będę bardzo zajęty tego lata".
Oni: "Oh, OK! Brzmi fajnie." [Mała pauza]
Ty: "Muszę posprzątać mieszkanie. Myślę, że niedługo przyjdzie mój przyjaciel. Wspaniale było się z tobą spotkać."
Oni: "Tak, ma! OK, baw się dobrze. Pa."
12. wiedzieć, kiedy należy przerwać
Jeśli próbowałeś zakończyć rozmowę kilka razy, ale rozmówca nie przestaje mówić, być może będziesz musiał jej przerwać.
Możliwe jest przerywanie bez bycia niezręcznym; sekretem jest utrzymanie przyjaznego tonu i zabrzmieć nieco przepraszająco.
Oto kilka sposobów na przerwanie komuś rozmowy i doprowadzenie jej do końca:
- "Przepraszam, że przerywam, ale mam tylko kilka minut, zanim będę musiał odebrać kolejny telefon. Czy jest coś jeszcze, co mam dziś przekazać kierownikowi?".
- "Nie chcę ci przerywać, ale naprawdę muszę iść do sklepu spożywczego, zanim go zamkną".
- "Przepraszam, że przerywam, ale muszę zakończyć ten wywiad, ponieważ przekroczyliśmy wyznaczony czas".
Najczęstsze pytania
Kto powinien zakończyć rozmowę telefoniczną?
Każda osoba może zakończyć rozmowę telefoniczną. Nie ma uniwersalnej zasady, ponieważ każda sytuacja jest inna. Na przykład jedna osoba może mieć do czynienia z nieoczekiwanym przerwaniem, które oznacza, że musi zakończyć rozmowę lub może czuć się zbyt zmęczona na długą rozmowę.
Jeśli prowadzisz wiele rozmów tekstowych, być może spodoba Ci się również nasz artykuł na temat tego, jak zakończyć rozmowę tekstową.
