Comment mettre fin à un appel téléphonique (en douceur et poliment)

Il n'est pas toujours facile de mettre fin à une conversation téléphonique, surtout si vous êtes en ligne avec une personne bavarde ou qui a tendance à radoter. Vous ne voulez pas mettre fin à la conversation de manière abrupte et passer pour un grossier personnage, mais vous ne voulez pas non plus vous retrouver prisonnier d'un appel interminable alors que vous avez d'autres choses à faire. Après tout, savoir comment mettre fin à une conversation de manière élégante vous permet d'améliorer l'ensemble de votre conversation.compétences.

Dans cet article, vous apprendrez comment mettre fin poliment à un appel téléphonique. La plupart de ces conseils s'appliquent aussi bien aux appels personnels qu'aux appels professionnels, et ils sont également valables pour les appels vidéo.

Comment mettre fin à un appel téléphonique

Si vous ne savez pas comment faire raccrocher quelqu'un au téléphone lorsque vous voulez mettre fin à la conversation, essayez les stratégies suivantes. Vous devrez peut-être essayer plusieurs de ces techniques ; certaines personnes sont socialement habiles et comprendront rapidement l'allusion, tandis que d'autres ne réagiront qu'à une approche plus directe.

1. rappeler l'heure à l'autre personne

Si vous parlez à quelqu'un depuis un certain temps, essayez d'attirer son attention sur l'heure. La plupart des gens comprendront l'allusion et se rendront compte que vous voulez mettre fin à la conversation.

Voici quelques moyens d'attirer l'attention sur l'heure :

• Cela fait une demi-heure que nous discutons !
• Je viens de remarquer que cela fait 45 minutes que nous parlons !
• Il est déjà presque cinq heures ! Je ne sais pas où le temps a passé.

2. résumer les points de l'appel

Essayez de recentrer la conversation sur le sujet principal et résumez les points que vous avez abordés. L'autre personne comprendra généralement que vous voulez conclure l'appel. Résumez les choses les plus importantes qu'il vous a dites et terminez sur une note positive avant de prendre congé.

Par exemple :

Vous : "J'ai été ravie d'entendre parler de votre mariage et je suis ravie que vous ayez aussi un chiot.

Votre ami : "Je sais, c'est une année folle ! J'ai été ravie de vous parler."

Vous : "J'attends avec impatience de recevoir mon invitation ! Au revoir."

3. donner une excuse crédible pour mettre fin à l'appel

Si vous parlez à quelqu'un qui ne réagit pas aux signaux sociaux subtils, vous devrez peut-être adopter une approche plus directe et utiliser une excuse. N'oubliez pas que les bonnes excuses sont simples et crédibles.

Par exemple, vous pouvez dire : "Je dois y aller, j'ai une montagne de travail à faire", "J'aimerais parler plus longtemps, mais je dois vraiment commencer à préparer mon dîner" ou "Je me lève tôt demain, donc je dois me coucher tôt. Je vous parlerai bien plus tard !".

4. fixer un appel ultérieur pour discuter d'autres points.

S'il est clair que vous et votre interlocuteur ne pourrez pas tout couvrir en un seul appel, fixez un autre moment pour discuter. Cette approche montre clairement que vous n'avez pas l'intention de parler d'autre chose et que la conversation en cours touche à sa fin.

Voici deux exemples de la manière dont vous pouvez mettre fin à un appel de manière élégante en fixant un autre moment pour discuter :

• "Cela a été très utile, mais je sais qu'il y a encore des choses à dire sur l'organisation de la conférence. Organisons un autre appel pour régler les derniers points. Êtes-vous libre mardi prochain dans l'après-midi ?"
• "Je dois bientôt partir, mais j'aimerais vraiment en savoir plus sur votre déménagement. Pourrions-nous en parler pendant le week-end, disons samedi matin ?

5. demander une réunion par courriel ou en personne

Vous pouvez vous épargner un appel téléphonique long ou confus en suggérant un autre moyen de communication.

Par exemple, supposons que vous discutiez avec un ami de votre prochain voyage en voiture, qui implique plusieurs séjours en hôtel ou en auberge, et que vous deviez discuter de votre itinéraire. Vous sentez que cela va prendre beaucoup de temps de vérifier tous les détails au téléphone, et votre ami a commencé à vous submerger de détails.

Vous pouvez dire : "Pourriez-vous m'envoyer une copie du programme et des réservations d'hôtel par courrier électronique afin que je puisse les vérifier ? Je pense qu'il nous faudra beaucoup de temps pour tout passer en revue au téléphone".

Si vous essayez de discuter d'un sujet compliqué ou sensible, il peut être préférable d'en parler en personne. Vous pouvez dire : "Je pense que cette conversation serait meilleure en face à face. Pourrions-nous en parler bientôt autour d'un café ?".

6. remercier l'autre personne pour son appel

La formule "Merci d'avoir appelé" est un moyen facile de conclure une conversation téléphonique, en particulier un appel professionnel. Il est courant que les employés des centres d'appels et les représentants du service clientèle l'utilisent dans leur discours de clôture.

Par exemple :

Ils : "OK, cela répond à mes questions. Merci pour votre aide."

Vous : "Je suis heureux d'avoir pu vous aider. Merci d'avoir appelé notre service clientèle aujourd'hui. Au revoir !"

Mais cette technique n'est pas réservée aux environnements professionnels ; vous pouvez l'adapter à presque toutes les situations.

Par exemple, si vous parlez à quelqu'un avec qui vous avez une relation personnelle étroite, vous pouvez rendre un "Merci" mignon ou drôle plutôt que formel. Si vous êtes au téléphone avec votre petit(e) ami(e), vous pouvez dire : "Bon, j'arrête de parler maintenant. Merci d'avoir toujours écouté mes divagations. Tu es le meilleur ! À bientôt. Je t'aime."

7. demander à l'appelant s'il a besoin d'une aide supplémentaire

Si vous travaillez dans le domaine du service à la clientèle, demander à votre interlocuteur s'il a besoin d'aide supplémentaire est souvent un moyen efficace de mettre fin à un long appel téléphonique avec un client de manière professionnelle, sans être impoli.

S'il répond par la négative, vous pouvez alors le remercier de son appel et lui dire au revoir.

8. donner un avertissement de 5 minutes

Fixer une limite de 5 minutes peut encourager l'autre personne à soulever des points cruciaux et indique clairement que vous ne pouvez pas rester en ligne plus longtemps.

Voici quelques façons d'introduire une limite de temps :

• "Juste un petit conseil : je ne peux parler que 5 minutes de plus, mais j'espère pouvoir répondre à votre question".
• "Je suis désolé de ne pas avoir plus de temps, mais je dois partir dans 5 minutes. Y a-t-il autre chose que nous pouvons couvrir rapidement ?"
• "Oh, au fait, je dois sortir dans 5 minutes."

9. fournir vos coordonnées pour qu'ils puissent assurer le suivi

Certaines personnes poursuivent la conversation parce qu'elles craignent de manquer un point important. Elles peuvent avoir l'impression qu'elles se souviendront bientôt de quelque chose et ne veulent pas manquer l'occasion de vous en parler.

Il peut être utile de rassurer l'autre personne en lui disant qu'elle peut la contacter si elle a d'autres problèmes. Elle peut alors se sentir plus à l'aise pour mettre fin à l'appel parce qu'elle sait qu'elle aura une autre occasion de poser des questions.

Voici comment vous pouvez vous assurer que quelqu'un a vos coordonnées et le rassurer sur le fait qu'il peut vous contacter :

• "Je suis ravie d'avoir pu vous aider aujourd'hui. Si vous avez d'autres questions, envoyez-moi un courriel. Vous avez mon adresse ?"
• "Je dois y aller, mais tu peux m'appeler si tu as besoin de parler d'autre chose. Tu as mon numéro ?"

10. prévoir de se revoir bientôt

Une manière amicale et positive de mettre fin à un appel téléphonique est de prévoir une prochaine rencontre. Vous pouvez par exemple dire : "J'ai été ravi de te parler après tout ce temps ! Nous devrions le faire plus souvent. Je t'appellerai au cours de la nouvelle année".

11. attendre une accalmie dans la conversation

Certaines personnes sont plus bavardes que d'autres, mais même dans les conversations rapides, il y a généralement quelques silences ou pauses. Une pause dans la conversation est l'occasion idéale de commencer à conclure l'appel en douceur.

Par exemple :

Vous : "Alors oui, c'est pour ça que je serai très occupé cet été."

Ils : "Oh, OK ! Ça a l'air sympa" [Petite pause].

Vous : "Je dois ranger mon appartement. Je crois que mon ami va bientôt passer. J'ai été ravie de vous revoir."

Ils : "Oui, c'est vrai ! OK, amusez-vous bien. Au revoir."

12. savoir quand il est temps de l'interrompre

Si vous avez essayé de mettre fin à l'appel à plusieurs reprises, mais que votre interlocuteur continue à parler, vous devrez peut-être l'interrompre.

Il est possible d'interrompre sans être gênant ; le secret est de garder un ton amical et de s'excuser légèrement.

Voici quelques façons d'interrompre quelqu'un pour mettre fin à l'appel :

• "Je suis désolée de vous interrompre, mais je n'ai que quelques minutes avant de prendre un autre appel. Y a-t-il autre chose que vous voulez que je transmette au directeur aujourd'hui ?"
• "Je ne veux pas vous faire taire, mais je dois vraiment aller à l'épicerie avant qu'elle ne ferme."
• "Je m'excuse de vous interrompre, mais je dois mettre un terme à cet entretien car nous avons dépassé le temps qui nous était imparti."

Questions courantes

Qui doit mettre fin à un appel téléphonique ?

Les deux personnes peuvent mettre fin à un appel téléphonique. Il n'y a pas de règle universelle car chaque situation est différente. Par exemple, une personne peut être confrontée à une interruption inattendue qui l'oblige à mettre fin à la conversation ou elle peut se sentir trop fatiguée pour un long appel.

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