Hur man avslutar ett telefonsamtal (smidigt och artigt)

Att avsluta ett telefonsamtal är inte alltid lätt, särskilt om du pratar med en pratsam person eller någon som tenderar att svamla på. Du vill inte avsluta samtalet plötsligt och verka otrevlig, men du vill inte heller fastna i ett ändlöst samtal när du har andra saker att göra. Att veta hur man avslutar ett samtal på ett elegant sätt bidrar trots allt till ditt övergripande samtalskunnandefärdigheter.

I den här artikeln får du lära dig hur du avslutar ett telefonsamtal på ett artigt sätt. De flesta av dessa tips gäller för både privat- och affärssamtal, och de fungerar även för videosamtal.

Hur man avslutar ett telefonsamtal

Om du är osäker på hur du ska få någon att lägga på luren när du vill avsluta samtalet kan du prova dessa strategier. Du kan behöva prova ett par av dessa tekniker; vissa personer är socialt skickliga och förstår snabbt, medan andra bara svarar på ett mer direkt tilltal.

1. Påminn den andra personen om tiden

Om du har pratat med någon ett tag kan du försöka fästa deras uppmärksamhet på tiden. De flesta förstår hintarna och inser att du vill avsluta samtalet.

Här är några sätt du kan uppmärksamma tiden på:

• Wow, vi har pratat i en halvtimme!
• Jag märkte just att vi har pratat i 45 minuter!
• Klockan är redan nästan fem! Jag vet inte var tiden har tagit vägen.

2. Sammanfatta punkterna i uppmaningen

Försök att återföra samtalet till huvudämnet och sammanfatta de punkter du har tagit upp. Den andra personen förstår vanligtvis att du vill avsluta samtalet. Sammanfatta det viktigaste som de har sagt till dig och avsluta med en positiv ton innan du säger adjö.

Till exempel:

Det är du: "Det har varit underbart att höra om era bröllopsplaner, och det är så spännande att ni ska få en valp också."

Din vän: "Jag vet, det är ett galet år! Det var trevligt att prata med dig."

Det är du: "Jag ser fram emot att få min inbjudan! Hej då."

3. Ge en trovärdig ursäkt för att avsluta samtalet

Om du pratar med någon som inte reagerar på subtila sociala signaler kan du behöva ta till en mer trubbig metod och använda en ursäkt. Kom ihåg att bra ursäkter är enkla och trovärdiga.

Du kan till exempel säga: "Jag måste gå, jag har ett berg av arbete att göra!", "Jag skulle gärna prata längre, men jag måste verkligen börja förbereda min middag" eller "Jag ska upp tidigt imorgon, så jag behöver en tidig kväll. Vi hörs ordentligt senare!"

4. Boka ett framtida samtal för att diskutera eventuella ytterligare frågor

Om det är uppenbart att du och den andra personen inte kommer att kunna täcka allt under ett enda samtal, bestäm en annan tid för att prata. Detta tillvägagångssätt gör det tydligt att du inte tänker prata om något annat och att det nuvarande samtalet är på väg att avslutas.

Här är två exempel på hur du kan avsluta ett samtal på ett värdigt sätt genom att bestämma en ny tid för att prata:

• "Det här har varit till stor hjälp, men jag vet att det finns mer att diskutera om konferensarrangemangen. Låt oss boka in ett nytt samtal för att avsluta de sista punkterna. Är du ledig nästa tisdag eftermiddag?"
• "Jag måste gå snart, men jag vill verkligen höra mer om din husflytt. Kan vi prata på helgen, till exempel på lördag morgon?"

5. Be om ett möte via e-post eller personligen

Vissa ämnen hanteras bäst via e-post eller ansikte mot ansikte snarare än via telefon. Du kan bespara dig ett långt eller förvirrande telefonsamtal genom att föreslå ett annat sätt att kommunicera.

Anta till exempel att du pratar med en vän om din kommande bilresa som innebär flera övernattningar på hotell eller vandrarhem, och att ni behöver diskutera resplanen. Du känner att det kommer att ta lång tid att kontrollera alla detaljer över telefon, och din vän har börjat överösa dig med detaljer.

Du kan säga: "Skulle du kunna skicka mig en kopia av schemat och hotellbokningarna via e-post så att jag kan dubbelkolla? Jag tror att det kommer att ta lång tid för oss att gå igenom allt på telefon."

Om du försöker diskutera en komplicerad eller känslig fråga kan det vara bättre att prata om det personligen. Du kan säga: "Jag tror att det här samtalet skulle vara bättre ansikte mot ansikte. Kan vi prata om det över en kaffe snart?"

6. Tacka den andra personen för samtalet

"Tack för att du ringde" är ett enkelt sätt att börja avsluta ett telefonsamtal, särskilt ett professionellt samtal. Det är vanligt att callcentermedarbetare och kundtjänstmedarbetare använder det som en del av sitt avslutande tal.

Till exempel:

De: "OK, det besvarar mina frågor. Tack för all din hjälp."

Det är du: "Jag är glad att jag kunde hjälpa dig. Tack för att du ringde vår kundtjänst idag. Adjö!"

Men den här tekniken är inte bara avsedd för professionella miljöer, utan kan anpassas till nästan alla situationer.

Om du till exempel pratar med någon som du har en nära personlig relation till kan du göra ett "Tack" gulligt eller roligt istället för formellt. Om du pratar i telefon med din pojkvän eller flickvän kan du säga: "Okej, jag ska sluta prata nu. Tack för att du alltid lyssnar på mina svammel. Du är bäst! Vi ses om ett tag. Älskar dig."

7. Fråga den som ringer om de behöver ytterligare hjälp

Om du arbetar med kundservice är det ofta ett effektivt sätt att avsluta ett långt telefonsamtal med en kund på ett professionellt sätt utan att vara otrevlig genom att fråga om de behöver mer hjälp.

Om de säger "Nej" kan du tacka dem för att de ringde och säga hej då.

8. Ge en varning på 5 minuter

En tidsgräns på 5 minuter kan uppmuntra den andra personen att ta upp viktiga punkter och gör det tydligt att du inte kan stanna kvar på linjen mycket längre.

Här är några sätt att införa en tidsgräns:

• "Bara en heads up: Jag kan bara prata i 5 minuter till, men jag hoppas att jag kan svara på din fråga."
• "Jag är ledsen att jag inte har mer tid, men jag måste gå om 5 minuter. Är det något annat vi kan ta upp snabbt?"
• "Åh, förresten, jag måste gå ut om 5 minuter."

9. Lämna dina kontaktuppgifter så att de kan följa upp

Vissa personer fortsätter ett samtal för att de är oroliga för att missa något viktigt. De kanske har en känsla av att de snart kommer att minnas något och vill inte missa chansen att berätta om det för dig.

Det kan vara bra att försäkra den andra personen om att de kan höra av sig om de har några andra problem. De kan då känna sig mer bekväma med att avsluta samtalet eftersom de vet att de kommer att få en ny chans att ställa eventuella frågor.

Så här kan du se till att någon har dina kontaktuppgifter och försäkra dem om att de kan följa upp kontakten med dig:

• "Jag är så glad att jag kunde hjälpa dig idag. Om du kommer på några andra frågor, skicka ett mejl till mig. Har du min adress?"
• "Jag måste gå nu, men du kan ringa mig om du behöver prata om något annat. Har du mitt nummer?"

10. Planera för att prata igen snart

Ett trevligt och positivt sätt att avsluta ett telefonsamtal är att planera för att träffas snart igen. Du kan till exempel säga: "Det var trevligt att prata med dig efter så lång tid! Vi borde göra det här oftare. Jag ringer dig på nyåret."

11. Vänta på en paus i samtalet

Vissa människor är mer pratsamma än andra, men även i snabba samtal brukar det uppstå några tystnader eller pauser. En paus i samtalet är ett perfekt tillfälle att börja avsluta samtalet på ett smidigt sätt.

Till exempel:

Det är du: "Så ja, det är därför jag kommer att vara så upptagen i sommar."

De: "Åh, OK! Låter kul." [Liten paus]

Det är du: "Jag måste städa min lägenhet. Jag tror att min vän kommer över snart. Det har varit trevligt att träffas igen."

De: "Ja, det har det! Okej, ha det så kul. Hej då."

12. Vet när det är dags att avbryta

Om du har försökt avsluta samtalet ett par gånger, men den andra personen bara fortsätter att prata, kan du behöva avbryta honom eller henne.

Det går att avbryta utan att det blir pinsamt; hemligheten är att hålla en vänlig ton och låta lite ursäktande.

Här är några sätt att avbryta någon så att du kan avsluta samtalet:

• "Jag är ledsen att jag stör, men jag har bara några minuter på mig innan jag måste ta ett annat samtal. Är det något annat du vill att jag ska säga till chefen idag?"
• "Jag vill inte störa dig, men jag måste verkligen åka till mataffären innan den stänger."
• "Jag ber om ursäkt för att jag avbryter, men jag måste avsluta den här intervjun nu eftersom vi har överskridit vår tilldelade tid."

Vanliga frågor

Vem ska avsluta ett telefonsamtal?

Båda personerna kan avsluta ett telefonsamtal. Det finns ingen allmän regel eftersom alla situationer är olika. Till exempel kan en person behöva hantera ett oväntat avbrott som innebär att de måste avsluta samtalet eller de kan känna sig för trötta för ett långt samtal.

Om du gör många konversationer via text kanske du också gillar vår artikel om hur man avslutar en textkonversation .