Bir Telefon Görüşmesi Nasıl Sonlandırılır (Sorunsuz ve Kibarca)

Bir telefon görüşmesini sonlandırmak her zaman kolay değildir, özellikle de hatta konuşkan bir kişi veya gevezelik etme eğiliminde olan biri varsa. Konuşmayı aniden bitirmek ve kaba görünmek istemezsiniz, ancak yapacak başka işleriniz varken hiç bitmeyen bir aramada sıkışıp kalmak da istemezsiniz. Sonuçta, bir konuşmayı zarif bir şekilde nasıl bitireceğinizi bilmek, genel konuşmanıza katkıda bulunurbeceriler.

Bu makalede, bir telefon görüşmesini kibarca nasıl sonlandıracağınızı öğreneceksiniz. Bu ipuçlarının çoğu hem kişisel hem de iş görüşmeleri için geçerlidir ve görüntülü görüşmelerde de işe yarar.

Bir telefon görüşmesi nasıl sonlandırılır

Konuşmayı sonlandırmak istediğinizde birini telefondan nasıl uzaklaştıracağınızdan emin değilseniz, bu stratejileri deneyin. Bu tekniklerden birkaçını denemeniz gerekebilir; bazı insanlar sosyal açıdan yeteneklidir ve ipucunu çabucak anlar, bazıları ise yalnızca daha doğrudan bir yaklaşıma yanıt verir.

1. Diğer kişiye zamanı hatırlatın

Biriyle bir süredir konuşuyorsanız, dikkatini saate çekmeyi deneyin. Çoğu insan ipucunu alacak ve görüşmeyi sonlandırmak istediğinizi anlayacaktır.

İşte zamana dikkat çekmenin bazı yolları:

• Vay be, yarım saattir sohbet ediyoruz!
• Şimdi fark ettim de 45 dakikadır konuşuyoruz!
• Saat neredeyse beş oldu! Zamanın nasıl geçtiğini anlamıyorum.

2. Görüşmenin noktalarını özetleyin

Konuşmayı tekrar ana konuya odaklamaya çalışın ve ele aldığınız noktaları özetleyin. Diğer kişi genellikle görüşmeyi toparlamak istediğinizi anlayacaktır. Size söyledikleri en önemli şeyleri özetleyin ve vedalaşmadan önce olumlu bir notla bitirin.

Örneğin:

Sen: "Düğün planlarınızı duymak harikaydı ve bir köpek yavrusu alacak olmanız da çok heyecan verici."

Arkadaşın: "Biliyorum, çılgın bir yıldı! Sizinle konuşmak harikaydı."

Sen: "Davetiyemi almak için sabırsızlanıyorum! Hoşça kalın."

3. Görüşmeyi sonlandırmak için inandırıcı bir mazeret sunun

İnce sosyal ipuçlarına yanıt vermeyen biriyle konuşuyorsanız, daha açık bir yaklaşım benimsemeniz ve bir bahane kullanmanız gerekebilir. İyi bahanelerin basit ve inandırıcı olduğunu unutmayın.

Örneğin, "Gitmeliyim, yapmam gereken dağ gibi iş var!", "Daha uzun konuşmak isterdim ama akşam yemeğimi hazırlamaya başlamam gerekiyor" veya "Yarın erken kalkacağım, bu yüzden erken yatmam gerekiyor. Seninle daha sonra doğru düzgün konuşuruz!" diyebilirsiniz.

4. Diğer hususları görüşmek üzere ileride bir arama ayarlayın

Sizin ve diğer kişinin tek bir görüşmede her şeyi ele alamayacağınız açıksa, konuşmak için başka bir zaman ayarlayın. Bu yaklaşım, başka bir şey hakkında konuşmak niyetinde olmadığınızı ve mevcut görüşmenin sona erdiğini açıkça ortaya koyar.

İşte konuşmak için başka bir zaman ayarlayarak bir aramayı nasıl zarif bir şekilde sonlandırabileceğinize dair iki örnek:

• "Bu çok yardımcı oldu, ancak konferans düzenlemeleri hakkında konuşulacak daha çok şey olduğunu biliyorum. Son birkaç noktayı tamamlamak için başka bir görüşme ayarlayalım. Önümüzdeki Salı öğleden sonra müsait misiniz?"
• "Birazdan gitmem gerekiyor ama ev taşıma işiniz hakkında daha fazla şey duymak istiyorum. Hafta sonu, mesela Cumartesi sabahı konuşabilir miyiz?"

5. E-posta veya yüz yüze görüşme talep edin

Bazı konular telefon yerine e-posta yoluyla veya yüz yüze görüşülerek daha iyi ele alınabilir. İletişim kurmak için başka bir yol önererek kendinizi uzun veya kafa karıştırıcı bir telefon görüşmesinden kurtarabilirsiniz.

Örneğin, bir arkadaşınızla birkaç otel veya hostel konaklamasını içeren yaklaşan yolculuğunuz hakkında konuştuğunuzu ve seyahat programınızı tartışmanız gerektiğini varsayalım. Telefonda tüm ayrıntıları kontrol etmenin uzun zaman alacağını hissediyorsunuz ve arkadaşınız sizi ayrıntılarla aşırı yüklemeye başladı.

"Tekrar kontrol etmem için programın ve otel rezervasyonlarının bir kopyasını bana e-posta ile gönderebilir misiniz? Telefonda her şeyin üzerinden geçmemizin uzun zaman alacağını düşünüyorum." diyebilirsiniz.

Karmaşık veya hassas bir konuyu tartışmaya çalışıyorsanız, bunu yüz yüze konuşmak daha iyi olabilir. "Bu konuşmanın yüz yüze daha iyi olacağını düşünüyorum. Bunu yakında bir kahve içerken konuşabilir miyiz?" diyebilirsiniz.

6. Aradığı için diğer kişiye teşekkür edin

"Aradığınız için teşekkür ederim" bir telefon görüşmesini, özellikle de profesyonel bir görüşmeyi sonlandırmanın kolay bir yoludur. Çağrı merkezi çalışanları ve müşteri hizmetleri temsilcilerinin bunu kapanış konuşmalarının bir parçası olarak kullanmaları yaygındır.

Örneğin:

Onlar: "Tamam, bu sorularımı cevaplıyor. Yardımlarınız için teşekkürler."

Sen: "Size yardımcı olabildiğime sevindim. Bugün müşteri hizmetleri departmanımızı aradığınız için teşekkür ederiz. Hoşça kalın!"

Ancak bu teknik sadece profesyonel ortamlar için değildir; hemen hemen her duruma uyarlayabilirsiniz.

Örneğin, yakın kişisel ilişkiniz olan biriyle konuşuyorsanız, "Teşekkür ederim" ifadesini resmi bir ifade yerine sevimli veya komik bir şekilde kullanabilirsiniz. Erkek arkadaşınız veya kız arkadaşınızla telefonda konuşuyorsanız, "Tamam, artık devam etmeyeceğim. Her zaman saçmalıklarımı dinlediğin için teşekkür ederim. Sen harikasın! Bir süre sonra görüşürüz. Seni seviyorum." diyebilirsiniz.

7. Arayan kişiye daha fazla yardıma ihtiyacı olup olmadığını sorun

Bir müşteri hizmetleri rolünde çalışıyorsanız, arayan kişiye daha fazla yardıma ihtiyacı olup olmadığını sormak, genellikle bir müşteriyle yapılan uzun bir telefon görüşmesini kabalaşmadan profesyonelce sonlandırmanın etkili bir yoludur.

"Hayır" derlerse, aradıkları için teşekkür edebilir ve vedalaşabilirsiniz.

8. 5 dakikalık bir uyarı verin

5 dakikalık bir zaman sınırı belirlemek, diğer kişiyi önemli noktaları gündeme getirmeye teşvik edebilir ve hatta daha fazla kalamayacağınızı açıkça ortaya koyar.

İşte zaman sınırlaması getirmenin bazı yolları:

• "Sadece bir uyarı: Sadece 5 dakika daha konuşabilirim, ama umarım sorunuza cevap verebilirim."
• "Daha fazla zamanım olmadığı için üzgünüm ama 5 dakika içinde gitmem gerekiyor. Hızlıca ele alabileceğimiz başka bir şey var mı?"
• "Bu arada, 5 dakika içinde dışarı çıkmam gerekiyor."

9. Takip edebilmeleri için iletişim bilgilerinizi verin

Bazı insanlar önemli bir noktayı kaçırmaktan endişe ettikleri için konuşmaya devam ederler. Yakında bir şey hatırlayacaklarını hissedebilirler ve bunu size anlatma fırsatını kaçırmak istemezler.

Karşınızdaki kişiye başka bir sorunla karşılaştığında iletişime geçebileceği konusunda güvence vermek yardımcı olabilir. Daha sonra, herhangi bir soru sormak için başka bir şansı olacağını bildiği için aramayı sonlandırma konusunda daha rahat hissedebilir.

Birinin iletişim bilgilerinize sahip olduğundan nasıl emin olabileceğinizi ve sizi takip edebilecekleri konusunda onlara nasıl güvence verebileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz:

• "Bugün size yardımcı olabildiğime çok sevindim. Aklınıza başka sorular gelirse bana bir e-posta gönderin. Adresim sizde var mı?"
• "Şimdi gitmem gerek ama başka bir şey konuşmak istersen beni arayabilirsin. Numaram sende var mı?"

10. Yakında tekrar konuşmak için plan yapın

Biriyle yakın zamanda tekrar görüşmek için plan yapmak, bir telefon görüşmesini sonlandırmanın dostane ve olumlu bir yoludur. Örneğin, "Bunca zaman sonra seninle konuşmak güzeldi! Bunu daha sık yapmalıyız. Seni yeni yılda arayacağım." diyebilirsiniz.

11. Konuşmada bir durgunluk olmasını bekleyin

Bazı insanlar diğerlerinden daha konuşkandır, ancak hızlı tempolu konuşmalarda bile genellikle birkaç sessizlik veya duraklama olur. Konuşmaya ara vermek, görüşmeyi sorunsuz bir şekilde kapatmaya başlamak için mükemmel bir fırsattır.

Örneğin:

Sen: "Evet, bu yüzden bu yaz çok meşgul olacağım."

Onlar: "Tamam! Kulağa eğlenceli geliyor." [Küçük bir duraklama]

Sen: "Evimi toplamam lazım. Sanırım arkadaşım birazdan gelecek. Seninle hasret gidermek harikaydı."

Onlar: "Evet, öyle! Tamam, iyi eğlenceler. Hoşça kal."

12. Ne zaman ara vereceğinizi bilin

Birkaç kez görüşmeyi sonlandırmayı denediyseniz, ancak diğer kişi konuşmaya devam ediyorsa, sözünü kesmeniz gerekebilir.

Garip olmadan söz kesmek mümkündür; işin sırrı ses tonunuzu dostça tutmak ve hafifçe özür diler gibi konuşmaktır.

İşte görüşmeyi sonlandırmak için birinin sözünü kesmenin bazı yolları:

• "Böldüğüm için çok özür dilerim ama başka bir telefon görüşmesi yapmadan önce sadece birkaç dakikam var. Bugün müdüre iletmemi istediğiniz başka bir şey var mı?"
• "Sizi engellemek istemem ama kapanmadan önce markete gitmem gerekiyor."
• "Böldüğüm için özür dilerim ama bu görüşmeyi bitirmek zorundayım çünkü bize ayrılan süreyi aştık."

Sık sorulan sorular

Bir telefon görüşmesini kim sonlandırmalıdır?

Her iki kişi de telefon görüşmesini sonlandırabilir. Her durum farklı olduğu için evrensel bir kural yoktur. Örneğin, bir kişi beklenmedik bir kesinti ile uğraşmak zorunda kalabilir, bu da konuşmayı bitirmesi gerektiği anlamına gelir veya uzun bir görüşme için çok yorgun hissedebilir.

Metin üzerinden çok fazla konuşma yapıyorsanız, bir metin konuşmasını nasıl sonlandıracağınıza ilişkin makalemizi de beğenebilirsiniz.