Ako ukončiť telefonický hovor (hladko a slušne)

Ukončenie telefonického rozhovoru nie je vždy jednoduché, najmä ak ste na linke s zhovorčivou osobou alebo s niekým, kto má tendenciu rozprávať. Nechcete ukončiť rozhovor náhle a pôsobiť nezdvorilo, ale nechcete sa dostať do pasce nekonečného hovoru, keď máte na práci iné veci. Koniec koncov, vedieť, ako elegantne ukončiť rozhovor, prispieva k celkovej konverzácii.zručnosti.

V tomto článku sa dozviete, ako zdvorilo ukončiť telefonický hovor. Väčšina týchto tipov sa vzťahuje na osobné aj pracovné hovory a funguje aj pri videohovoroch.

Ako ukončiť telefonický hovor

Ak si nie ste istí, ako niekoho odpojiť od telefónu, keď chcete ukončiť rozhovor, vyskúšajte tieto stratégie. Možno budete musieť vyskúšať niekoľko týchto techník; niektorí ľudia sú sociálne zruční a rýchlo pochopia náznak, zatiaľ čo iní reagujú len na priamejší prístup.

1. Pripomeňte druhej osobe čas

Ak sa s niekým rozprávate už dlhšie, skúste ho upozorniť na čas. Väčšina ľudí pochopí narážku a uvedomí si, že chcete ukončiť rozhovor.

Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete upozorniť na čas:

• Páni, rozprávame sa už pol hodiny!
• Práve som si všimol, že sa rozprávame už 45 minút!
• Už je skoro päť hodín! Neviem, kam sa podel čas.

2. Zhrňte body výzvy

Pokúste sa rozhovor znovu zamerať na hlavnú tému a zhrňte body, ktoré ste prebrali. Druhá osoba zvyčajne pochopí, že chcete ukončiť hovor. Zhrňte najdôležitejšie veci, ktoré vám povedali, a pred rozlúčkou ho ukončite pozitívne.

Napríklad:

Vy: "Bolo úžasné počuť o vašich svadobných plánoch a je veľmi vzrušujúce, že si zaobstaráte aj šteniatko."

Váš priateľ: "Ja viem, je to bláznivý rok! Bolo skvelé s tebou hovoriť."

Vy: "Budem sa tešiť na pozvánku! Čau."

3. Uveďte dôveryhodnú výhovorku na ukončenie hovoru

Ak sa rozprávate s niekým, kto nereaguje na jemné sociálne náznaky, možno budete musieť zvoliť hrubší prístup a použiť výhovorku. Nezabudnite, že dobré výhovorky sú jednoduché a uveriteľné.

Môžete napríklad povedať: "Musím ísť, mám kopec práce!", "Rád by som sa rozprával dlhšie, ale naozaj musím začať pripravovať večeru" alebo "Zajtra skoro vstávam, takže potrebujem ísť skoro spať. Poriadne sa s tebou porozprávam neskôr!"

4. Dohodnite si budúci telefonát na prediskutovanie ďalších bodov

Ak je jasné, že vy a druhá osoba nebudete schopní obsiahnuť všetko počas jedného hovoru, dohodnite si iný čas rozhovoru. Týmto prístupom dáte jasne najavo, že nemáte v úmysle hovoriť o ničom inom a že súčasný rozhovor sa končí.

Tu sú dva príklady, ako môžete elegantne ukončiť hovor dohodnutím iného času na rozhovor:

• "Bolo to veľmi užitočné, ale viem, že je toho ešte veľa, o čom treba diskutovať v súvislosti s organizáciou konferencie. Dohodnime si ďalší telefonát, aby sme uzavreli posledných pár bodov. Máte čas budúci utorok popoludní?"
• "Musím čoskoro odísť, ale veľmi rád by som sa dozvedel viac o vašom sťahovaní. Mohli by sme sa porozprávať cez víkend, povedzme v sobotu ráno?"

5. Požiadajte o e-mailové alebo osobné stretnutie

Niektoré témy je lepšie riešiť prostredníctvom e-mailu alebo osobne ako telefonicky. Navrhnutím iného spôsobu komunikácie si môžete ušetriť dlhý alebo zmätočný telefonát.

Predpokladajme napríklad, že sa rozprávate s priateľom o vašom nadchádzajúcom výlete, ktorý zahŕňa niekoľko pobytov v hoteloch alebo ubytovniach, a potrebujete prediskutovať váš plán cesty. Cítite, že overenie všetkých podrobností cez telefón bude trvať dlho, a váš priateľ vás začal zahlcovať podrobnosťami.

Mohli by ste povedať: "Mohli by ste mi poslať e-mailom kópiu rozvrhu a hotelových rezervácií, aby som si ich mohla prekontrolovať? Myslím, že by nám trvalo dlho, kým by sme všetko prebrali telefonicky."

Ak sa snažíte prediskutovať zložitú alebo citlivú záležitosť, možno bude lepšie, ak sa o nej porozprávate osobne. Môžete povedať: "Myslím, že tento rozhovor by bol lepší zoči-voči. Mohli by sme sa o tom čoskoro porozprávať pri káve?"

6. Poďakujte druhej osobe za zavolanie

"Ďakujeme, že ste zavolali" je jednoduchý spôsob, ako ukončiť telefonický rozhovor, najmä profesionálny hovor. Pracovníci call centier a zástupcovia zákazníckych služieb ho bežne používajú ako súčasť záverečnej reči.

Napríklad:

Oni: "Dobre, to sú odpovede na moje otázky. Ďakujem za pomoc."

Vy: "Som rád, že som vám mohol pomôcť. Ďakujem, že ste dnes zavolali na naše oddelenie služieb zákazníkom. Nashledanú!"

Táto technika však nie je určená len pre profesionálne prostredie; môžete ju prispôsobiť takmer každej situácii.

Ak napríklad hovoríte s niekým, s kým máte blízky osobný vzťah, môžete "Ďakujem" urobiť roztomilo alebo vtipne namiesto formálneho. Ak telefonujete so svojím priateľom alebo priateľkou, môžete povedať: "Dobre, už nebudem pokračovať. Ďakujem, že vždy počúvaš moje bláboly. Si najlepší! Uvidíme sa o chvíľu. Milujem ťa."

7. Opýtajte sa volajúceho, či potrebuje ďalšiu pomoc

Ak pracujete v oblasti služieb zákazníkom, otázka volajúceho, či potrebuje ďalšiu pomoc, je často účinným spôsobom, ako profesionálne ukončiť dlhý telefonát so zákazníkom bez toho, aby ste boli nezdvorilí.

Ak povedia "nie", môžete im poďakovať za zavolanie a rozlúčiť sa.

8. Dajte 5-minútové upozornenie

Stanovenie päťminútového časového limitu môže druhú osobu povzbudiť, aby uviedla všetky zásadné body, a dá jej jasne najavo, že nemôžete zostať na linke dlhšie.

Tu je niekoľko spôsobov, ako zaviesť časový limit:

• "Len upozorňujem, že môžem hovoriť už len 5 minút, ale dúfam, že vám odpoviem na vašu otázku."
• "Je mi ľúto, že nemám viac času, ale za 5 minút musím ísť. Môžeme ešte niečo rýchlo prebrať?"
• "Mimochodom, za 5 minút musím ísť von."

9. Poskytnite svoje kontaktné údaje, aby vás mohli sledovať

Niektorí ľudia pokračujú v rozhovore, pretože sa obávajú, že im unikne nejaká dôležitá vec. Môžu mať pocit, že si čoskoro na niečo spomenú, a nechcú premeškať príležitosť povedať vám o tom.

Môže to pomôcť uistiť druhú osobu, že sa s ňou môže spojiť, ak bude mať ďalšie problémy. Potom sa môže cítiť pohodlnejšie pri ukončení hovoru, pretože vie, že bude mať ďalšiu príležitosť položiť akékoľvek otázky.

Tu sa dozviete, ako sa môžete uistiť, že niekto má vaše kontaktné údaje, a uistiť ho, že vás môže kontaktovať:

• "Som veľmi rada, že som vám dnes mohla pomôcť. Ak vás napadnú ďalšie otázky, napíšte mi e-mail. Máte moju adresu?"
• "Už musím ísť, ale môžeš mi zavolať, keby si sa potrebovala o niečom porozprávať. Máš moje číslo?"

10. Naplánujte si, že sa čoskoro opäť porozprávate

Plánovať, že sa s niekým čoskoro opäť stretneme, je priateľský a pozitívny spôsob, ako ukončiť telefonát. Napríklad môžete povedať: "Bolo pekné sa s tebou po takom dlhom čase rozprávať! Mali by sme to robiť častejšie. Zavolám ti v novom roku."

11. Počkajte na prestávku v rozhovore

Niektorí ľudia sú zhovorčivejší ako iní, ale aj pri rýchlych rozhovoroch sa zvyčajne vyskytne niekoľko odmlčaní alebo prestávok. Prestávka v rozhovore je ideálnou príležitosťou na plynulé ukončenie hovoru.

Napríklad:

Vy: "Takže áno, preto budem mať toto leto veľa práce."

Oni: "Aha, dobre! To znie zábavne." [Malá pauza]

Vy: "Musím si upratať byt." "Myslím, že čoskoro príde môj priateľ." "Bolo skvelé dobehnúť ťa."

Oni: "Áno, má!" "Dobre, bavte sa." "Ahoj."

12. Vedieť, kedy je čas prerušiť

Ak ste sa niekoľkokrát pokúsili ukončiť hovor, ale druhá osoba pokračuje v rozprávaní, možno ju budete musieť prerušiť.

Je možné prerušiť rozhovor bez toho, aby to bolo nepríjemné; tajomstvo spočíva v tom, aby váš tón bol priateľský a znel mierne ospravedlňujúco.

Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete niekoho prerušiť, aby ste mohli ukončiť hovor:

• "Prepáčte, že vás vyrušujem, ale mám len pár minút, kým budem mať ďalší telefonát. Potrebujete, aby som dnes ešte niečo odovzdala manažérovi?"
• "Nechcem ťa zdržiavať, ale naozaj musím ísť do obchodu s potravinami, kým ho nezavrú."
• "Ospravedlňujem sa za vyrušenie, ale musím tento rozhovor ukončiť, pretože sme prekročili náš vymedzený čas."

Bežné otázky

Kto má ukončiť telefonický hovor?

Ktorákoľvek osoba môže ukončiť telefonický hovor. Neexistuje univerzálne pravidlo, pretože každá situácia je iná. Jedna osoba môže napríklad riešiť neočakávané prerušenie, ktoré znamená, že musí ukončiť rozhovor, alebo sa môže cítiť príliš unavená na dlhý hovor.

Ak často konverzujete cez text, možno sa vám bude páčiť aj náš článok o tom, ako ukončiť textovú konverzáciu .