كيفية إنهاء مكالمة هاتفية (بلطف وأدب)

ليس إنهاء محادثة هاتفية أمرًا سهلاً دائمًا ، خاصةً إذا كنت على اتصال مع شخص ثرثارة أو شخص يميل إلى التجوال. أنت لا تريد إنهاء المحادثة فجأة وتبدو وقحًا ، لكنك لا تريد الوقوع في شرك مكالمة لا تنتهي عندما يكون لديك أشياء أخرى لتفعلها. بعد كل شيء ، فإن معرفة كيفية إنهاء محادثة برشاقة يضيف إلى مهارات المحادثة العامة لديك.

في هذه المقالة ، ستتعلم كيفية إنهاء مكالمة هاتفية بأدب. تنطبق معظم هذه النصائح على كل من المكالمات الشخصية والتجارية ، كما أنها تعمل أيضًا مع مكالمات الفيديو.

كيفية إنهاء مكالمة هاتفية

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إخراج شخص ما من الهاتف عندما تريد إنهاء المحادثة ، فجرّب هذه الإستراتيجيات. قد تحتاج إلى تجربة اثنين من هذه الأساليب ؛ بعض الناس يتمتعون بمهارات اجتماعية وسيحصلون بسرعة على التلميح ، بينما يستجيب آخرون فقط لنهج أكثر مباشرة.

1. ذكّر الشخص الآخر بالوقت

إذا كنت تتحدث إلى شخص ما لفترة من الوقت ، فحاول لفت انتباهه إلى الوقت. سيأخذ معظم الأشخاص التلميح ويدركون أنك تريد إنهاء المكالمة.

إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها لفت الانتباه إلى الوقت:

• رائع ، لقد كنا نتحدث لمدة نصف ساعة!
• لقد لاحظت للتو أننا كنا نتحدث لمدة 45 دقيقة!
• الساعة الخامسة تقريبًا بالفعل! لا أعرف أين ذهب الوقت.

2. تلخيص نقاطاتصل بالرقم

حاول إعادة تركيز المحادثة على الموضوع الرئيسي ولخص النقاط التي غطتها. عادة ما يفهم الشخص الآخر أنك تريد إنهاء المكالمة. لخص أهم الأشياء التي أخبروها لك ، وانتهى بملاحظة إيجابية قبل أن تقول وداعًا.

على سبيل المثال:

أنت: "لقد كان من الرائع أن تسمع عن خطط زفافك ، ومن المثير جدًا أن تحصل على جرو أيضًا".

صديقك: "أعلم ، إنها سنة مجنونة! كان من الرائع التحدث إليك. "

أنت: " سأتطلع إلى تلقي دعوتي! وداعا. "

3. قدِّم عذرًا معقولاً لإنهاء المكالمة

إذا كنت تتحدث إلى شخص لا يستجيب لإشارات اجتماعية خفية ، فقد تحتاج إلى اتباع نهج أكثر فظاظة واستخدام عذر. تذكر أن الأعذار الجيدة بسيطة ويمكن تصديقها.

على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "يجب أن أذهب ، لدي الكثير من العمل لأقوم به!" ، "أود أن أتحدث لفترة أطول ، لكني بحاجة حقًا إلى بدء تحضير العشاء" ، أو "سأستيقظ مبكرًا غدًا ، لذلك أحتاج إلى ليلة مبكرة. سأتحدث إليكم بشكل صحيح لاحقًا! "

4. قم بإعداد مكالمة مستقبلية لمناقشة أي نقاط أخرى

إذا كان من الواضح أنك والشخص الآخر لن تتمكن من تغطية كل شيء في مكالمة واحدة ، فقم بترتيب وقت آخر للتحدث. يوضح هذا النهج أنك لا تنوي التحدث عن أي شيء آخر وأن المحادثة الحالية تقترب من نهايتها.

فيما يلي مثالان لكيفيةيمكنك إنهاء المكالمة بأمان من خلال إعداد وقت آخر للتحدث:

• "لقد كان هذا مفيدًا للغاية ، لكنني أعرف أن هناك المزيد لمناقشته حول ترتيبات المؤتمر. فلنقم بإعداد مكالمة أخرى لإنهاء النقطتين الأخيرتين. هل أنت متفرغ بعد ظهر الثلاثاء المقبل؟ "
• "يجب أن أذهب قريبًا ، لكنني أريد حقًا معرفة المزيد عن نقل منزلك. هل يمكننا التحدث في عطلة نهاية الأسبوع ، على سبيل المثال ، صباح السبت؟ "

5. اطلب بريدًا إلكترونيًا أو اجتماعًا شخصيًا

يتم التعامل مع بعض الموضوعات بشكل أفضل عبر البريد الإلكتروني أو وجهًا لوجه بدلاً من الهاتف. قد توفر لنفسك مكالمة هاتفية طويلة أو مربكة من خلال اقتراح طريقة أخرى للتواصل.

على سبيل المثال ، افترض أنك تتحدث مع صديق عن رحلتك البرية القادمة التي تتضمن عدة إقامات في الفنادق أو النزل ، وتحتاج إلى مناقشة خط سير الرحلة. تشعر أن الأمر سيستغرق وقتًا طويلاً للتحقق من جميع التفاصيل عبر الهاتف ، وقد بدأ صديقك يثقل كاهلك بالتفاصيل.

يمكنك أن تقول ، "هل تمانع في مراسلتي عبر البريد الإلكتروني بنسخة من الجدول الزمني وحجوزات الفنادق عبر البريد الإلكتروني لكي أتحقق منها مرة أخرى؟ أعتقد أن الأمر سيستغرق وقتًا طويلاً حتى نتطرق إلى كل شيء على الهاتف.

إذا كنت تحاول مناقشة قضية معقدة أو حساسة ، فقد يكون من الأفضل التحدث عنها شخصيًا. يمكنك أن تقول ، "أعتقد أن هذه المحادثة ستكون أفضل وجهًا لوجه. هل يمكن أن نتحدث عن هذا مع القهوة قريبًا؟ "

6. أشكر الشخص آخر للاتصال بالرقم

"شكرًا لك على الاتصال" هي طريقة سهلة لبدء إنهاء محادثة هاتفية ، وخاصةً مكالمة احترافية. من الشائع للعاملين في مركز الاتصال وممثلي خدمة العملاء استخدامه كجزء من حديثهم الختامي.

على سبيل المثال:

أنظر أيضا: هل تفقد مهاراتك الاجتماعية؟ إليك ما يجب فعله

هم: "حسنًا ، هذا يجيب على أسئلتي. شكرًا لك على كل مساعدتك. "

أنظر أيضا: ماذا تفعل إذا أصبح عقلك فارغًا أثناء المحادثات

أنت: " يسعدني أن أتمكن من مساعدتك. شكرًا لك على الاتصال بقسم خدمة العملاء لدينا اليوم. وداعا! "

لكن هذه التقنية ليست فقط للبيئات المهنية ؛ يمكنك تكييفها مع أي موقف تقريبًا.

على سبيل المثال ، إذا كنت تتحدث إلى شخص ما لديك علاقة شخصية وثيقة معه ، فيمكنك جعل عبارة "شكرًا لك" لطيفة أو مضحكة بدلاً من الرسمية. إذا كنت على الهاتف مع صديقك أو صديقتك ، يمكنك أن تقول ، "حسنًا ، سأتوقف عن الحديث الآن. شكرا لك على الاستماع دائما إلى التشتت. أنت الأفضل! اراك بعد قليل أحبك."

7. اسأل المتصل عما إذا كان يحتاج إلى مزيد من المساعدة

إذا كنت تعمل في دور خدمة العملاء ، فإن سؤال المتصل عما إذا كان يحتاج إلى مزيد من المساعدة غالبًا ما يكون طريقة فعالة لإنهاء مكالمة هاتفية طويلة مع أحد العملاء بشكل احترافي دون أن يكون وقحًا.

إذا قال "لا" ، فيمكنك حينئذٍ شكره على الاتصال وداعًا.

8. أعط تحذيرًا لمدة 5 دقائق

قد يؤدي تعيين حد زمني مدته 5 دقائق إلى تشجيع الشخص الآخر على طرح أي نقاط مهمة ويوضح أنكلا يمكنني البقاء على الخط لفترة أطول.

فيما يلي بعض الطرق لتقديم حد زمني:

• "فقط تنبيه: لا يمكنني التحدث إلا لمدة 5 دقائق أخرى ، لكني آمل أن أتمكن من الإجابة على سؤالك."
• "آسف لأنني لم يعد لدي المزيد من الوقت ، ولكن يجب أن أذهب في غضون 5 دقائق. هل هناك أي شيء آخر يمكننا تغطيته بسرعة؟ "
• " أوه ، بالمناسبة ، يجب أن أخرج في غضون 5 دقائق. "

9. قدم تفاصيل الاتصال الخاصة بك حتى يتمكنوا من المتابعة

يواصل بعض الأشخاص المحادثة لأنهم قلقون بشأن فقدان نقطة مهمة. قد يكون لديهم شعور بأنهم سيتذكرون شيئًا ما قريبًا ولا يريدون تفويت فرصة لإخبارك بذلك.

يمكن أن يساعد ذلك في طمأنة الشخص الآخر بأنه يمكنه الاتصال إذا كان لديه أي مشاكل أخرى. قد يشعرون بعد ذلك براحة أكبر بشأن إنهاء المكالمة لأنهم يعلمون أنه سيكون لديهم فرصة أخرى لطرح أي أسئلة.

إليك كيفية التأكد من أن شخصًا ما لديه تفاصيل الاتصال الخاصة بك وطمأنتهم أنه يمكنهم المتابعة معك:

• "أنا سعيد للغاية لأنني سأساعدك اليوم. إذا كنت تفكر في أي أسئلة أخرى ، أرسل لي بريدًا إلكترونيًا. هل لديك عنواني؟ "
• " يجب أن أذهب الآن ، ولكن يمكنك الاتصال بي إذا كنت تريد التحدث عن أي شيء آخر. هل لديك رقمي؟ "

10. ضع خططًا للتحدث مرة أخرى قريبًا

يعد وضع خطط للحاق بشخص ما قريبًا طريقة ودية وإيجابية لإنهاء مكالمة هاتفية. على سبيل المثال ، يمكنك القول ،"كان من الجيد التحدث إليك بعد كل هذا الوقت! ينبغي ان نفعل هذا مرات عديده. سأتصل بك في العام الجديد ".

11. انتظر حتى تهدئة في المحادثة

بعض الناس يتحدثون أكثر من غيرهم ، ولكن حتى في المحادثات سريعة الخطى ، عادة ما يكون هناك عدد قليل من الصمت أو التوقف المؤقت. تعتبر فترة الراحة في المحادثة فرصة مثالية لبدء إنهاء المكالمة بسلاسة.

على سبيل المثال:

أنت: "حسنًا ، لهذا السبب سأكون مشغولًا حقًا هذا الصيف."

هم: "حسنًا ، حسنًا! يبدو ممتع." [وقفة صغيرة]

أنت: "يجب أن أرتب شقتي. أعتقد أن صديقي سيأتي قريبًا. كان من الرائع اللحاق بك ".

هم: "نعم ، يوجد! حسنا، احظى بالمرح. وداعا.

12. تعرف على الوقت المناسب للمقاطعة

إذا حاولت إغلاق المكالمة عدة مرات ، لكن الشخص الآخر استمر في التحدث ، فقد تحتاج إلى مقاطعته.

من الممكن المقاطعة دون أن تكون محرجًا ؛ السر هو الحفاظ على نبرة صوتك ودية وأن تبدو معتذرًا قليلاً.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها مقاطعة شخص ما حتى تتمكن من إنهاء المكالمة:

• "يؤسفني جدًا المقاطعة ، ولكن لم يبق لي سوى بضع دقائق قبل أن أتلقى مكالمة أخرى. هل هناك أي شيء آخر تريد مني نقله إلى المدير اليوم؟ "
• " لا أريد أن أغلقك ، لكن يجب أن أتوجه إلى متجر البقالة قبل إغلاقه. "
• "أعتذر عن المقاطعة ، لكني بحاجة إلى إحضار هذاانتهت المقابلة الآن لأننا انتهينا من الوقت المخصص لنا. "

الأسئلة الشائعة

من الذي يجب عليه إنهاء المكالمة الهاتفية؟

يمكن لأي شخص إنهاء مكالمة هاتفية. لا توجد قاعدة عالمية لأن كل حالة مختلفة. على سبيل المثال ، قد يضطر شخص واحد إلى التعامل مع مقاطعة غير متوقعة مما يعني أنه يجب عليه إنهاء المحادثة أو قد يشعر بالتعب الشديد لإجراء مكالمة طويلة.

إذا أجريت الكثير من المحادثات عبر النص ، فقد تعجبك أيضًا مقالتنا حول كيفية إنهاء محادثة نصية.