Πώς να τερματίσετε μια τηλεφωνική κλήση (ομαλά και ευγενικά)

Ο τερματισμός μιας τηλεφωνικής συνομιλίας δεν είναι πάντα εύκολος, ειδικά αν βρίσκεστε στη γραμμή με ένα ομιλητικό άτομο ή με κάποιον που τείνει να παραμιλάει. Δεν θέλετε να τερματίσετε τη συζήτηση απότομα και να φανείτε αγενής, αλλά δεν θέλετε να παγιδευτείτε σε μια ατελείωτη κλήση όταν έχετε άλλα πράγματα να κάνετε. Εξάλλου, το να ξέρετε πώς να τερματίσετε μια συνομιλία με αξιοπρέπεια προσθέτει στη συνολική σας συνομιλία.δεξιότητες.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να τερματίζετε ευγενικά μια τηλεφωνική κλήση. Οι περισσότερες από αυτές τις συμβουλές ισχύουν τόσο για προσωπικές όσο και για επαγγελματικές κλήσεις, και λειτουργούν επίσης για βιντεοκλήσεις.

Πώς να τερματίσετε μια τηλεφωνική κλήση

Αν δεν είστε σίγουροι πώς να απομακρύνετε κάποιον από το τηλέφωνο όταν θέλετε να κλείσετε τη συζήτηση, δοκιμάστε αυτές τις στρατηγικές. Ίσως χρειαστεί να δοκιμάσετε μερικές από αυτές τις τεχνικές- ορισμένοι άνθρωποι είναι κοινωνικά έμπειροι και θα καταλάβουν γρήγορα το υπονοούμενο, ενώ άλλοι ανταποκρίνονται μόνο σε μια πιο άμεση προσέγγιση.

1. Υπενθυμίστε στο άλλο άτομο την ώρα

Αν μιλάτε με κάποιον για αρκετή ώρα, προσπαθήστε να του επιστήσετε την προσοχή στην ώρα. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα καταλάβουν το υπονοούμενο και θα συνειδητοποιήσουν ότι θέλετε να τερματίσετε την κλήση.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να επιστήσετε την προσοχή στην ώρα:

• Ουάου, μιλάμε για μισή ώρα!
• Μόλις παρατήρησα ότι μιλάμε εδώ και 45 λεπτά!
• Είναι ήδη σχεδόν πέντε η ώρα! Δεν ξέρω πού πήγε η ώρα.

2. Συνοψίστε τα σημεία της κλήσης

Προσπαθήστε να επαναφέρετε τη συζήτηση στο κύριο θέμα και να συνοψίσετε τα σημεία που καλύψατε. Το άλλο άτομο συνήθως θα καταλάβει ότι θέλετε να ολοκληρώσετε την κλήση. Συνοψίστε τα πιο σημαντικά πράγματα που σας είπε και κλείστε με μια θετική νότα πριν αποχαιρετήσετε.

Για παράδειγμα:

Εσύ: "Ήταν υπέροχο που άκουσα για τα σχέδια του γάμου σας και είναι τόσο συναρπαστικό που θα αποκτήσετε και κουτάβι".

Ο φίλος σου: "Το ξέρω, είναι μια τρελή χρονιά! Χάρηκα που σας μίλησα".

Εσύ: "Θα περιμένω με ανυπομονησία να λάβω την πρόσκλησή μου! Αντίο".

3. Δώστε μια αληθοφανή δικαιολογία για τον τερματισμό της κλήσης

Αν μιλάτε με κάποιον που δεν ανταποκρίνεται σε διακριτικά κοινωνικά συνθήματα, ίσως χρειαστεί να προσεγγίσετε πιο ωμά και να χρησιμοποιήσετε μια δικαιολογία. Να θυμάστε ότι οι καλές δικαιολογίες είναι απλές και πιστευτές.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε: "Πρέπει να φύγω, έχω ένα βουνό δουλειές να κάνω!", "Θα ήθελα πολύ να μιλήσουμε περισσότερο, αλλά πρέπει να αρχίσω να ετοιμάζω το δείπνο μου", ή "Ξυπνάω νωρίς αύριο, οπότε χρειάζομαι να κοιμηθώ νωρίς. Θα τα πούμε κανονικά αργότερα!".

4. Καθορίστε μια μελλοντική κλήση για να συζητήσετε τυχόν περαιτέρω σημεία

Εάν είναι σαφές ότι εσείς και το άλλο άτομο δεν θα μπορέσετε να καλύψετε τα πάντα σε μια μόνο κλήση, κανονίστε άλλη ώρα για να μιλήσετε. Αυτή η προσέγγιση καθιστά σαφές ότι δεν σκοπεύετε να μιλήσετε για οτιδήποτε άλλο και ότι η τρέχουσα συζήτηση φτάνει στο τέλος της.

Ακολουθούν δύο παραδείγματα για το πώς μπορείτε να τερματίσετε μια κλήση με αξιοπρέπεια, ορίζοντας άλλη ώρα για να μιλήσετε:

• "Αυτό ήταν πολύ χρήσιμο, αλλά ξέρω ότι υπάρχουν κι άλλα που πρέπει να συζητήσουμε σχετικά με τις ρυθμίσεις του συνεδρίου. Ας κανονίσουμε μια άλλη κλήση για να ολοκληρώσουμε τα τελευταία σημεία. Είστε ελεύθερη την επόμενη Τρίτη το απόγευμα;"
• "Πρέπει να φύγω σύντομα, αλλά θέλω πραγματικά να ακούσω περισσότερα για τη μετακόμιση του σπιτιού σου. Μπορούμε να μιλήσουμε το Σαββατοκύριακο, ας πούμε το Σάββατο το πρωί;"

5. Ζητήστε μια συνάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αυτοπροσώπως

Ορισμένα θέματα είναι καλύτερο να αντιμετωπίζονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πρόσωπο με πρόσωπο και όχι μέσω τηλεφώνου. Ίσως γλιτώσετε μια μακρά ή μπερδεμένη τηλεφωνική κλήση, προτείνοντας έναν άλλο τρόπο επικοινωνίας.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι μιλάτε με έναν φίλο σας για το επερχόμενο οδικό σας ταξίδι που περιλαμβάνει αρκετές διανυκτερεύσεις σε ξενοδοχεία ή ξενώνες και πρέπει να συζητήσετε το δρομολόγιό σας. Διαισθάνεστε ότι θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να ελέγξετε όλες τις λεπτομέρειες από το τηλέφωνο και ο φίλος σας έχει αρχίσει να σας επιβαρύνει με λεπτομέρειες.

Θα μπορούσατε να πείτε: "Θα σας πείραζε να μου στείλετε ένα αντίγραφο του προγράμματος και των κρατήσεων ξενοδοχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να το ελέγξω ξανά; Νομίζω ότι θα μας πάρει πολύ χρόνο να τα συζητήσουμε όλα από το τηλέφωνο".

Αν προσπαθείτε να συζητήσετε ένα περίπλοκο ή ευαίσθητο θέμα, ίσως είναι καλύτερα να το συζητήσετε από κοντά. Θα μπορούσατε να πείτε: "Νομίζω ότι αυτή η συζήτηση θα ήταν καλύτερη πρόσωπο με πρόσωπο. Μπορούμε να το συζητήσουμε σύντομα στον καφέ;".

6. Ευχαριστήστε το άλλο άτομο για την κλήση

Το "Σας ευχαριστούμε που καλέσατε" είναι ένας εύκολος τρόπος για να ξεκινήσετε την ολοκλήρωση μιας τηλεφωνικής συνομιλίας, ειδικά μιας επαγγελματικής κλήσης. Είναι σύνηθες για τους εργαζόμενους στα τηλεφωνικά κέντρα και τους εκπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών να το χρησιμοποιούν ως μέρος της τελικής τους κουβέντας.

Για παράδειγμα:

Αυτοί: "Εντάξει, αυτό απαντά στις ερωτήσεις μου. Ευχαριστώ για τη βοήθειά σας".

Εσύ: "Χαίρομαι που μπόρεσα να σας βοηθήσω. Σας ευχαριστώ που καλέσατε σήμερα το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών μας. Αντίο!"

Αλλά αυτή η τεχνική δεν είναι μόνο για επαγγελματικά περιβάλλοντα- μπορείτε να την προσαρμόσετε σχεδόν σε κάθε κατάσταση.

Για παράδειγμα, αν μιλάτε με κάποιον με τον οποίο έχετε στενή προσωπική σχέση, μπορείτε να κάνετε ένα "ευχαριστώ" χαριτωμένο ή αστείο αντί για επίσημο. Αν μιλάτε στο τηλέφωνο με το φίλο ή τη φίλη σας, μπορείτε να πείτε: "Εντάξει, θα σταματήσω να μιλάω τώρα. Σ' ευχαριστώ που πάντα ακούς τις ασυναρτησίες μου. Είσαι ο καλύτερος! Τα λέμε σε λίγο καιρό. Σ' αγαπώ".

7. Ρωτήστε τον καλούντα αν χρειάζεται περαιτέρω βοήθεια

Εάν εργάζεστε σε ρόλο εξυπηρέτησης πελατών, το να ρωτήσετε τον καλούντα εάν χρειάζεται περισσότερη βοήθεια είναι συχνά ένας αποτελεσματικός τρόπος για να τερματίσετε μια μακρά τηλεφωνική επικοινωνία με έναν πελάτη με επαγγελματισμό χωρίς να είστε αγενής.

Αν σας απαντήσουν "Όχι", μπορείτε να τους ευχαριστήσετε για το τηλεφώνημα και να τους αποχαιρετήσετε.

8. Δώστε προειδοποίηση 5 λεπτών

Ο καθορισμός ενός χρονικού ορίου 5 λεπτών μπορεί να ενθαρρύνει το άλλο άτομο να αναφερθεί σε κρίσιμα σημεία και να καταστήσει σαφές ότι δεν μπορείτε να μείνετε στη γραμμή για πολύ περισσότερο.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να εισαγάγετε ένα χρονικό όριο:

• "Απλά μια προειδοποίηση: Μπορώ να μιλήσω μόνο για 5 λεπτά ακόμα, αλλά ελπίζω ότι μπορώ να απαντήσω στην ερώτησή σας".
• "Λυπάμαι που δεν έχω περισσότερο χρόνο, αλλά πρέπει να φύγω σε 5 λεπτά. Υπάρχει κάτι άλλο που μπορούμε να καλύψουμε γρήγορα;"
• "Α, παρεμπιπτόντως, πρέπει να βγω σε 5 λεπτά".

9. Παρέχετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας ώστε να μπορούν να σας παρακολουθήσουν

Μερικοί άνθρωποι συνεχίζουν μια συζήτηση επειδή ανησυχούν μήπως χάσουν ένα σημαντικό σημείο. Μπορεί να έχουν την αίσθηση ότι σύντομα θα θυμηθούν κάτι και δεν θέλουν να χάσουν την ευκαιρία να σας το πουν.

Μπορεί να βοηθήσει να καθησυχάσετε το άλλο άτομο ότι μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας αν έχει οποιοδήποτε άλλο πρόβλημα. Τότε μπορεί να αισθανθεί πιο άνετα για τον τερματισμό της κλήσης, επειδή ξέρει ότι θα έχει άλλη μια ευκαιρία να θέσει τυχόν ερωτήσεις.

Δείτε πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι κάποιος έχει τα στοιχεία επικοινωνίας σας και να τον διαβεβαιώσετε ότι μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας:

• "Χαίρομαι πολύ που μπόρεσα να σας βοηθήσω σήμερα. Αν σκεφτείτε άλλες ερωτήσεις, στείλτε μου ένα email. Έχετε τη διεύθυνσή μου;"
• "Πρέπει να φύγω τώρα, αλλά μπορείς να μου τηλεφωνήσεις αν χρειαστείς να μιλήσουμε για οτιδήποτε άλλο. Έχεις τον αριθμό μου;"

10. Κάντε σχέδια για να ξαναμιλήσετε σύντομα

Το να προγραμματίσετε να τα ξαναπούμε σύντομα με κάποιον είναι ένας φιλικός, θετικός τρόπος για να κλείσετε ένα τηλεφώνημα. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: "Χάρηκα που μιλήσαμε μετά από τόσο καιρό! Θα πρέπει να το κάνουμε πιο συχνά. Θα σας τηλεφωνήσω το νέο έτος".

11. Περιμένετε να σταματήσει η συζήτηση

Μερικοί άνθρωποι είναι πιο ομιλητικοί από άλλους, αλλά ακόμη και σε συζητήσεις με γρήγορο ρυθμό, υπάρχουν συνήθως μερικές σιωπές ή παύσεις. Ένα διάλειμμα στη συζήτηση είναι μια τέλεια ευκαιρία για να αρχίσετε να κλείνετε ομαλά την κλήση.

Για παράδειγμα:

Εσύ: "Οπότε ναι, γι' αυτό θα είμαι πολύ απασχολημένος αυτό το καλοκαίρι".

Αυτοί: "Ω, εντάξει! Ακούγεται διασκεδαστικό." [Μικρή παύση]

Εσύ: "Πρέπει να τακτοποιήσω το διαμέρισμά μου. Νομίζω ότι ο φίλος μου θα έρθει σύντομα. Χάρηκα που τα είπαμε".

Αυτοί: "Ναι, έχει! Εντάξει, καλή διασκέδαση. Αντίο."

12. Να ξέρετε πότε είναι ώρα να διακόψετε

Αν έχετε προσπαθήσει να κλείσετε την κλήση μερικές φορές, αλλά ο συνομιλητής σας συνεχίζει να μιλάει, ίσως χρειαστεί να τον διακόψετε.

Είναι δυνατόν να διακόψετε χωρίς να είστε αμήχανοι- το μυστικό είναι να διατηρήσετε τον τόνο σας φιλικό και να ακούγεστε ελαφρώς απολογητικός.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να διακόψετε κάποιον, ώστε να μπορέσετε να ολοκληρώσετε την κλήση:

• "Λυπάμαι πολύ που διακόπτω, αλλά έχω μόνο λίγα λεπτά μέχρι να δεχτώ άλλο τηλεφώνημα. Υπάρχει κάτι άλλο που θέλετε να διαβιβάσω στον διευθυντή σήμερα;"
• "Δεν θέλω να σας κλείσω, αλλά πρέπει να πάω στο μπακάλικο πριν κλείσει".
• "Ζητώ συγγνώμη που διακόπτω, αλλά πρέπει να κλείσω αυτή τη συνέντευξη τώρα, γιατί ξεπεράσαμε τον προβλεπόμενο χρόνο".

Συνήθεις ερωτήσεις

Ποιος πρέπει να τερματίσει μια τηλεφωνική κλήση;

Δεν υπάρχει καθολικός κανόνας επειδή κάθε κατάσταση είναι διαφορετική. Για παράδειγμα, το ένα άτομο μπορεί να έχει να αντιμετωπίσει μια απροσδόκητη διακοπή που σημαίνει ότι πρέπει να τερματίσει τη συνομιλία ή μπορεί να αισθάνεται πολύ κουρασμένο για μια μακρά κλήση.

Αν κάνετε πολλές συνομιλίες μέσω κειμένου, ίσως σας αρέσει επίσης το άρθρο μας σχετικά με το πώς να τερματίσετε μια συνομιλία μέσω κειμένου .