Hvordan avslutte en telefonsamtale (mynt og høflig)

Avslutte en telefonsamtale er ikke alltid lett, spesielt hvis du er på linjen med en snakkesalig person eller noen som har en tendens til å tulle videre. Du vil ikke avslutte samtalen brått og fremstå som frekk, men du vil ikke bli fanget i en uendelig samtale når du har andre ting å gjøre. Tross alt vil det å vite hvordan du avslutter en samtale på en elegant måte øke dine generelle samtaleferdigheter.

I denne artikkelen lærer du hvordan du avslutter en telefonsamtale på en høflig måte. De fleste av disse tipsene gjelder både personlige og forretningssamtaler, og de fungerer også for videosamtaler.

Slik avslutter du en telefonsamtale

Hvis du ikke er sikker på hvordan du får noen av telefonen når du vil avslutte samtalen, kan du prøve disse strategiene. Du må kanskje prøve et par av disse teknikkene; noen mennesker er sosialt dyktige og vil raskt få hintet, mens andre bare reagerer på en mer direkte tilnærming.

1. Minn den andre personen om tiden

Hvis du har snakket med noen en stund, prøv å henlede oppmerksomheten deres til tiden. De fleste vil ta hintet og innse at du ønsker å avslutte samtalen.

Her er noen måter du kan gjøre oppmerksom på tiden:

• Wow, vi har pratet i en halvtime!
• Jeg la akkurat merke til at vi har snakket i 45 minutter!
• Klokken er nesten fem allerede! Jeg vet ikke hvor tiden ble av.

2. Oppsummer poengene tilring

Prøv å refokusere samtalen tilbake til hovedemnet og oppsummer punktene du har dekket. Den andre personen vil vanligvis forstå at du vil avslutte samtalen. Oppsummer de viktigste tingene de har fortalt deg, og avslutt med en positiv tone før du sier farvel.

For eksempel:

Du: "Det har vært fantastisk å høre om bryllupsplanene dine, og det er så spennende at du får en valp også."

Din venn: «Jeg vet, det er et vanvittig år! Det var flott å snakke med deg.»

Se også: 73 morsomme ting å gjøre med venner (for enhver situasjon)

Du: «Jeg ser frem til å få invitasjonen min! Ha det.»

3. Gi en troverdig unnskyldning for å avslutte samtalen

Hvis du snakker med noen som ikke reagerer på subtile sosiale signaler, må du kanskje ta en sløvere tilnærming og bruke en unnskyldning. Husk at gode unnskyldninger er enkle og troverdige.

Du kan for eksempel si: «Må gå, jeg har et fjell med jobb å gjøre!», «Jeg vil gjerne snakke lenger, men jeg må virkelig begynne å forberede middagen» eller «Jeg er tidlig oppe i morgen, så jeg trenger en tidlig kveld. Jeg skal snakke ordentlig med deg senere!"

4. Sett opp en fremtidig samtale for å diskutere ytterligere punkter

Hvis det er klart at du og den andre personen ikke vil kunne dekke alt i en enkelt samtale, avtal et annet tidspunkt for å snakke. Denne tilnærmingen gjør det klart at du ikke har tenkt å snakke om noe annet, og at den nåværende samtalen nærmer seg slutten.

Her er to eksempler på hvordandu kan avslutte en samtale elegant ved å sette opp en annen tid for å snakke:

• «Dette har vært så nyttig, men jeg vet at det er mer å diskutere om konferansearrangementene. La oss sette opp en annen samtale for å avslutte de siste par punktene. Er du ledig neste tirsdag ettermiddag?"
• “Jeg må snart dra, men jeg vil virkelig høre mer om flyttingen din. Kan vi snakke i helgen, si, lørdag morgen?»

5. Be om en e-post eller et personlig møte

Noen emner håndteres best via e-post eller ansikt til ansikt i stedet for på telefon. Du kan spare deg selv for en lang eller forvirrende telefonsamtale ved å foreslå en annen måte å kommunisere på.

Anta for eksempel at du snakker med en venn om din kommende biltur som involverer flere hotell- eller hostelopphold, og at du må diskutere reiseruten din. Du føler at det kommer til å ta lang tid å sjekke alle detaljene over telefonen, og vennen din har begynt å overbelaste deg med detaljer.

Du kan si: «Vil du ha noe imot å sende meg en kopi av timeplanen og hotellreservasjoner via e-post for meg å dobbeltsjekke? Jeg tror det vil ta lang tid før vi går gjennom alt på telefonen.»

Hvis du prøver å diskutere en komplisert eller sensitiv sak, kan det være bedre å snakke om det personlig. Du kan si: «Jeg tror denne samtalen ville vært bedre ansikt til ansikt. Kan vi snakke om dette over en kaffe snart?»

6. Takkannen person for å ringe

«Takk for at du ringer» er en enkel måte å begynne å avslutte en telefonsamtale på, spesielt en profesjonell samtale. Det er vanlig at telefonsenterarbeidere og kundeservicerepresentanter bruker det som en del av deres avsluttende samtale.

For eksempel:

Dem: “OK, det svarer på spørsmålene mine. Takk for all hjelpen din."

Du: "Jeg er glad jeg kunne hjelpe deg. Takk for at du ringte vår kundeserviceavdeling i dag. Farvel!»

Men denne teknikken er ikke bare for profesjonelle miljøer; du kan tilpasse den for nesten alle situasjoner.

Hvis du for eksempel snakker med noen du har et nært personlig forhold til, kan du gjøre et "Takk" søtt eller morsomt i stedet for formelt. Hvis du er i telefonen med kjæresten din, kan du si: "OK, jeg slutter å fortsette nå. Takk for at du alltid lytter til mine rabalder. Du er den beste! Ser deg om en stund. Elsker deg."

7. Spør den som ringer om de trenger ytterligere hjelp

Hvis du jobber i en kundeservicerolle, er det å spørre en innringer om de trenger mer hjelp ofte en effektiv måte å avslutte en lang telefonsamtale med en kunde profesjonelt uten å være frekk.

Hvis de sier «Nei», kan du takke dem for at de ringte og si farvel.

8. Gi en 5-minutters advarsel

Å angi en 5-minutters tidsbegrensning kan oppmuntre den andre personen til å ta opp noen viktige punkter og gjør det klart at dukan ikke holde meg på linjen mye lenger.

Her er noen måter å innføre en tidsbegrensning på:

• «Bare en advarsel: Jeg kan bare snakke i 5 minutter til, men jeg håper jeg kan svare på spørsmålet ditt.»
• «Jeg beklager at jeg ikke har mer tid, men jeg må gå om 5 minutter. Er det noe annet vi raskt kan dekke?"
• "Å, forresten, jeg må ut om 5 minutter."

9. Oppgi kontaktinformasjonen din slik at de kan følge opp

Noen fortsetter en samtale fordi de er bekymret for å gå glipp av et viktig punkt. De kan ha en følelse av at de snart vil huske noe og ikke vil gå glipp av en sjanse til å fortelle deg om det.

Det kan hjelpe å forsikre den andre personen om at de kan ta kontakt hvis de har andre problemer. De kan da føle seg mer komfortable med å avslutte samtalen fordi de vet at de får en ny sjanse til å stille spørsmål.

Slik kan du sørge for at noen har kontaktinformasjonen din og forsikre dem om at de kan følge opp med deg:

• «Jeg er så glad for at jeg kunne hjelpe deg i dag. Hvis du tenker på andre spørsmål, send meg en e-post. Har du adressen min?"
• "Jeg må gå nå, men du kan ringe meg hvis du trenger å snakke om noe annet. Har du nummeret mitt?”

10. Legg planer for å snakke igjen snart

Å legge planer for å ta igjen noen snart er en vennlig og positiv måte å avslutte en telefonsamtale på. For eksempel kan du si,«Det var hyggelig å snakke med deg etter all denne tiden! Dette burde vi gjøre oftere. Jeg ringer deg på nyåret."

11. Vent på en pause i samtalen

Noen mennesker er mer pratsomme enn andre, men selv i høye samtaler er det vanligvis noen få stillheter eller pauser. En pause i samtalen er en perfekt mulighet til å begynne å avslutte samtalen problemfritt.

For eksempel:

Du: “Så ja, det er derfor jeg kommer til å være veldig opptatt denne sommeren.”

Dem: “Oh, OK! Høres gøy ut." [Liten pause]

Se også: Å takle ensomhet: Organisasjoner som gir en robust respons

Du: «Jeg må rydde opp i leiligheten min. Jeg tror vennen min kommer snart. Det har vært flott å følge deg.»

Dem: «Ja, det har det! Ok ha det gøy. Ha det.»

12. Vet når det er på tide å avbryte

Hvis du har prøvd å avslutte samtalen et par ganger, men den andre personen bare fortsetter å snakke, kan det hende du må avbryte dem.

Det er mulig å avbryte uten å være vanskelig; hemmeligheten er å holde tonen vennlig og høres litt unnskyldende ut.

Her er noen måter du kan avbryte noen slik at du kan avslutte samtalen:

• «Jeg beklager å avbryte, men jeg har bare noen få minutter på meg før jeg skal ta en ny samtale. Er det noe mer du trenger at jeg skal gi videre til sjefen i dag?"
• "Jeg vil ikke stenge deg, men jeg må virkelig ut til matbutikken før den stenger."
• «Jeg beklager at jeg avbryter, men jeg må ta med detteintervjuet avsluttes nå fordi vi har gått over vår tildelte tid.»

Vanlige spørsmål

Hvem bør avslutte en telefonsamtale?

Hver person kan avslutte en telefonsamtale. Det er ingen universell regel fordi hver situasjon er forskjellig. For eksempel kan én person måtte håndtere et uventet avbrudd som betyr at de må avslutte samtalen, eller de kan føle seg for trette for en lang samtale.

Hvis du foretar mange samtaler over tekstmeldinger, kan du også like artikkelen vår om hvordan du avslutter en tekstsamtale .

11>>